Oplysningspligt

Opfyldelse af oplysningspligt

1.                Baggrund og formål

 

Ungdomshøjskolen Søndbjerggård prioriterer databeskyttelse højt. Medarbejdere, kommuner og andre samarbejdspartnere skal kunne føle sig trygge ved, at personoplysninger beskyttes i overensstemmelse med den til enhver tid gældende lovgivning om databeskyttelse. Nedenfor kan ses, hvordan oplysningspligten opfyldes over for medarbejdere og andre, dvs. elever og deres pårørende og kontaktpersoner hos samarbejdspartnere.

 

2.                MEDARBEJDERE (PERSONALEADMINISTRATION)

 

Velkommen til Søndbjerggård

Søndbjerggård vil indsamle og behandle personoplysninger om dig, som led i din ansættelse på Søndbjerggård i overensstemmelse med nærværende Privatlivspolitik for medarbejdere.

Oplysningspligt

Når Søndbjerggård indsamler og behandler personoplysninger om medarbejdere og jobansøgere mv., er Søndbjerggård forpligtet til at oplyse om:

(a) Formålene med den behandling og grundlaget for behandlingen

Søndbjerggård vil indsamle og behandle personoplysninger om dig, der er nødvendige som led i administrationen af din ansættelse hos Søndbjerggård.

Det drejer sig bl.a. om følgende formål

  • Medarbejderadministration, administration og håndtering af kompensation (løn, bonusser, goder mv.), uddannelse og andre HR-funktioner relateret til din ansættelse hos Søndbjerggård
    • Planlægning og administration af Søndbjerggård s arbejdsstyrke der dækker alle enheder på Søndbjerggård
    • Udnævnelser, forfremmelser og degraderinger
    • Personlige udviklingssamtaler, vurderinger mv.
    • Analyser og administration af medarbejderens færdigheder, certificeringer, licenser og kompetencer
    • Registrering og vedligeholdelse af ansættelseshistorik, fravær og disciplinærsager
    • Udførelse af medarbejdertilfredshedsundersøgelser
    • Administration af medarbejderudlæg
    • Administration af arbejdsmiljø og sikkerhed
    • Levering og support af IT-systemer, brugerprofiler, undersøgelser mv.
    • Håndtering af krav og tvister
    • Overholdelse af lovmæssige krav og andre forpligtelser i forhold til god forvaltning af personoplysninger

 

(b) Hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om, herunder

Kontakt- og identifikationsoplysninger som fx CPR-nummer, navn, adresse, telefonnummer, e-mailadresse mv., kopi af pas og kørekort, medarbejder-ID, ansættelsesdato, CV, ansættelsessted, e-mailadresse til arbejde, arbejdstelefonnummer, titel, stilling, fuldtid/deltid, forfremmelser mv.

  • Økonomiske oplysninger som fx løn og anden kompensation, bonusser, skatteoplysninger, bankkonto, andre medarbejdergoder mv.
  • Administrations- og lovpligtige oplysninger som fx tidsregistrering, sygefravær, fravær i forbindelse med barsel eller anden orlov, uddannelse og specialisering, udviklingssamtaler, kopi af straffeattest eller andre oplysninger om strafbare forhold, foto, medarbejderudlæg, disciplinære sanktioner eller lovovertrædelser, adgangskoder og brugernavne, oplysninger om nærmeste pårørende, oplysninger der er nødvendige til administration af eventuelle sundhedsforsikringer, pensionsordninger eller andre personlige goder
  • Endvidere kan vi i nogle tilfælde være nødsaget til at indsamle og behandle særlige kategorier af personoplysninger som fx helbredsoplysninger, fagforeningsmedlemskab mv.

(c)   Grundlaget for behandlingen af personoplysninger og de legitime interesser, som forfølges af Søndbjerggård, når behandlingen er baseret på interesseafvejning

 

  • Grundlaget for behandlingen af størstedelen af de personoplysninger, som Søndbjerggård indsamler og behandler om dig, er din ansættelseskontrakt
  • Søndbjerggård kan også behandle personoplysninger på grundlag af en retlig forpligtelse (fx behandling af medarbejderoplysninger i forbindelse med forpligtelser vedrørende overførselsindkomst, skat og indberetning af arbejdsulykker eller overenskomst)
  • Søndbjerggård kan endvidere behandle oplysninger som led i Søndbjerggårds legitime interesser som arbejdsgiver som led i Søndbjerggård s ledelsesret
  • Visse behandlingsaktiviteter kræver dog dit forudgående samtykke, fx ved brug af dit portrætbillede på hjemmesider eller til markedsføringsformål. Dine personoplysninger kan også blive behandlet, hvor dette er krævet i henhold til lovgivningen eller for at rejse eller forsvare retskrav

 

(d)   Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysninger

 

  • Visse personoplysninger vil blive indberettet til offentlige myndigheder, hvis det er krævet ved lov, eller til pensions- og forsikringsselskaber samt rejsebureauer, flyselskaber, leasingfirmaer og pengeinstitutter
  • Personlige oplysninger kan også blive overført til eksterne parter, som krævet i henhold til ansættelsesret og anden relevant lovgivning samt til tredjeparter, hvor du eksplicit giver Søndbjerggård samtykke til at overføre dine personoplysninger

 

(e)   Hvor det er relevant; at Søndbjerggård agter at overføre personoplysninger til et tredjeland og grundlaget for en sådan overførsel

  • Hvis dine personoplysninger overføres til dataansvarlige eller databehandlere, der er lokaliseret i lande uden for EU/EØS, som ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel være beskyttet af EU-kommissionens standardbestemmelser

 

(f)   Hvor længe oplysningerne vil blive opbevaret – eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge opbevaringsperioden

  • Som hovedregel vil dine personoplysninger blive opbevaret i en periode på 5 år efter din ansættelse er afsluttet, medmindre vi skal opbevare dine personoplysninger i en længere periode grundet lovkrav eller med det formål at forsvare et specifikt krav eller tvist
  • Følsomme personoplysninger vil blive slettet, når formålet de er indsamlet og behandlet til ikke længere eksisterer
  • Vi kan behandle og opbevare dine oplysninger i en længere periode end angivet ovenfor i anonymiseret form, hvilket betyder at vi ikke længere vil kunne se, at oplysningerne vedrører dig

 

(g)   Retten til at anmode Søndbjerggård om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling vedrørende dine oplysninger eller til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet

 

(h)   Når behandling er baseret på dit samtykke; retten til at trække det tilbage på ethvert tidspunkt (uden at dette berører lovligheden af behandling baseret på samtykket inden det blev trukket tilbage)

 

(i)    Retten til at klage til Datatilsynet

 

(j)   Om meddelelse af personoplysninger er lovpligtig eller i øvrigt et krav i henhold til en kontrakt eller for at indgå i en kontrakt, og om du har pligt til at give personoplysningerne og de eventuelle konsekvenser af ikke at give sådanne oplysninger

 

(k)   Om der er automatiske afgørelser, herunder profilering og meningsfulde oplysninger om logikken heri samt betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling for dig

 

Disse oplysninger vil i de fleste tilfælde være tilgængelige via vores ”Sådan behandler vi personoplysninger” på hjemmesiden, i datamappen på kontoret og i dagbogsprogrammets bibliotek, der opfylder oplysningspligten.

 

Spørgsmål og klager

 

Hvis du gerne vil udøve nogle af dine rettigheder, hvis du har spørgsmål til nærværende privatlivspolitik eller behandlingen af dine personoplysninger bedes du kontakte Søndbjerggård Mads Holm.

 

Kontakt os venligst, hvis du har nogle klager vedrørende behandlingen af dine personoplysninger. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet.

 

*****

 

Eksempel på samtykke

 

Jeg samtykker til at Søndbjerggård indsamler relevante data i forhold til min ansættelse.

 

Data:

Navn

Adresse

Cpr nr

Straffeattest

Kopi af kørekort

Kontaktinfo til relevant pårørende

Cv

Dokumentation for uddannelse, tidligere beskæftigelse samt udtalelser fra tidligere arbejdsgiver

Skat

Kopi af pas og sygesikring

 

 

 

 

Jeg samtykker til, at Søndbjerggårdmå bruge mine medarbejderbilleder, herunder portræt- og situationsbilleder, i informationsmateriale på hjemmesiden og i foldere, i jobopslag mv. for at profilere og markedsføre de ydelser, Søndbjerggårdløser. Samtykket gælder under din ansættelse hos Søndbjerggårdsamt efter endt ansættelsesforhold.

 

 

Jeg er informeret om, at samtykket er afgivet frivilligt, at jeg kan afvise at give mit samtykke, uden at dette har indflydelse på din ansættelse, og at jeg til enhver tid har ret til at trække mit samtykke tilbage.

 

Sted:

Dato:

 

[Navn]

 

 

__________________________________________________________________________________

 

 

 

 

3.                Elever

 

Søndbjerggård vil indsamle og behandle personoplysninger om dig som led i Søndbjerggård s varetagelse af sine opgaver med tilbud til borgere efter aftale med anvisende kommune.

 

Oplysningspligt

 

Når Søndbjerggård indsamler og behandler personoplysninger om borgere, er Søndbjerggård forpligtet til at oplyse om:

 

(a) Formålene med den behandling og grundlaget for behandlingen

 

SøndbjerggårdU vil indsamle og behandle personoplysninger om borgere for at varetage følgende formål

 

  • Indsamling, opbevaring og indberetning af lovpligtig information
  • Indsamling og behandling af information for at kunne dokumentere og fakturere udførte opgaver i henhold til aftale med anvisende kommune

(b) Hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om, herunder

 

  • Kontakt- og identifikationsoplysninger på borgere som fx CPR-nummer, navn, adresse, fødselsdato
  • Andre oplysninger vedrørende borgere af hensyn til dokumentation af udførte opgaver som fx Uddannelsesplaner fra UU

(c)   Grundlaget for behandlingen af personoplysninger og de legitime interesser, som forfølges af Søndbjerggård, når behandlingen er baseret på interesseafvejning

 

  • Grundlaget for behandlingen af personoplysninger om borgere er lovkrav og retlig forpligtelse, herunder udførelse af en opgave i samfundets tjeneste, Søndbjerggårds forpligtelser, retskrav, væsentlige samfundsinteresser, nødvendig af hensyn til social- og sundhedsomsorg
  • Visse oplysninger om borgere samt pårørende, der ikke hører til Søndbjerggård’s kerneopgave, som fx billeder på hjemmesiden og i brochurer som led i profileringen eller anden markedsføring af Søndbjerggård vil ske på baggrund af et konkret samtykke

 

(d)   Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysninger

 

  • Visse personoplysninger om borgere vil blive videregivet til lovpligtig revision, anbringende myndighed, tilsynsførende kommune på skoleområde, Ankestyrelsen, Socialtilsynet, LIVSVÆRK og Undervisningsministeriet

 

(e)   Hvor det er relevant; at Søndbjerggård agter at overføre personoplysninger til et tredjeland og grundlaget for en sådan overførsel

  • Hvis dine personoplysninger overføres til dataansvarlige eller databehandlere, der er lokaliseret i lande uden for EU/EØS, som ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel være beskyttet af EU-kommissionens standardbestemmelser

 

(f)   Hvor længe oplysningerne vil blive opbevaret – eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge opbevaringsperioden

 

  • Visse personoplysninger om borgere vil blive opbevaret for at overholdelovkrav om dokumentation. Varigheden af og begyndelsestidspunktet for opbevaringen fastlægges konkret. Det gælder fx som led i afregning i henhold til driftsoverenskomst/øvrige aftaler og arkivering/opbevaring m.v. i henhold til lovkrav i sociallovgivningen.

 

(g)   Retten til at anmode Søndbjerggård om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling vedrørende dine oplysninger eller til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet

 

(h)   Når behandling er baseret på dit samtykke; retten til at trække det tilbage på ethvert tidspunkt (uden at dette berører lovligheden af behandling baseret på samtykket inden det blev trukket tilbage)

 

(i)    Retten til at klage til Datatilsynet

 

(j)   Om meddelelse af personoplysninger er lovpligtig eller i øvrigt et krav i henhold til en kontrakt eller for at indgå i en kontrakt, og om du har pligt til at give personoplysningerne og de eventuelle konsekvenser af ikke at give sådanne oplysninger

 

(k)   Om der er automatiske afgørelser, herunder profilering og meningsfulde oplysninger om logikken heri samt betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling for dig

 

Disse oplysninger vil i de fleste tilfælde være tilgængelige via vores ”Sådan behandler vi personoplysninger” på hjemmesiden, der opfylder oplysningspligten.

 

Spørgsmål og klager

 

Hvis du gerne vil udøve nogle af dine rettigheder, hvis du har spørgsmål til nærværende privatlivspolitik eller behandlingen af dine personoplysninger bedes du kontakte Søndbjerggård. Mads Holm

 

Kontakt os venligst, hvis du har nogle klager vedrørende behandlingen af dine personoplysninger. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet.

 

*****

 

 

 

 

 

 

 

Eksempel på samtykke

 

Jeg samtykker til at Søndbjerggård indhenter relevante oplysninger fra kommune, UU, forældre, læge, psykolog, psykiatri, evt kriminalforsorgen, og andre relevante instanser.

Søndbjerggård bestræber sig på kun at indsamle relevante oplysninger.

 

 

Jeg samtykker til, at Søndbjerggård må bruge billeder af mig, der er taget i forbindelse med Søndbjerggård, herunder portræt- og situationsbilleder, til informations- og profileringsformål for Søndbjerggård. Samtykket gælder Søndbjerggård.

 

Jeg er informeret om, at samtykket er afgivet frivilligt, at jeg kan afvise at give mit samtykke, uden at dette har negativ indflydelse på relationen til Søndbjerggård, og at jeg til enhver tid har ret til at trække mit samtykke tilbage.

 

Sted:

Dato:

 

[Navn]

 

 

 

4.                Andre (kontaktpersoner mv.)

 

Søndbjerggård vil indsamle og behandle personoplysninger om dig som led i Søndbjerggårds varetagelse af driftsformål og kontakt til leverandører mv.

 

Oplysningspligt

 

Når Søndbjerggård indsamler og behandler personoplysninger om kontaktpersoner mv., er Søndbjerggård forpligtet til at oplyse om:

 

(a) Formålene med den behandling og grundlaget for behandlingen

 

Søndbjerggård vil indsamle og behandle personoplysninger om kontaktpersoner for at varetage følgende formål

 

  • Indsamling, opbevaring og indberetning af lovpligtig information
  • Bestilling, afregning af ydelser fra leverandører mv. og dokumentation heraf

 

(b) Hvilke kategorier af personoplysninger, der er tale om, herunder

 

  • Kontakt- og identifikationsoplysninger på kontaktpersoner hos leverandører

(c)   Grundlaget for behandlingen af personoplysninger og de legitime interesser, som forfølges af Søndbjerggård, når behandlingen er baseret på interesseafvejning

  • Søndbjerggård behandler oplysninger om kontaktpersoner som led i en retlig forpligtelse og Søndbjerggårds legitime interesser

 

(d)   Eventuelle modtagere eller kategorier af modtagere af personoplysninger

  • Oplysninger om kontaktpersoner vil blive videregivet til samarbejdspartnere og offentlige myndigheder

 

(e)   Hvor det er relevant; at Søndbjerggård agter at overføre personoplysninger til et tredjeland og grundlaget for en sådan overførsel

  • Hvis dine personoplysninger overføres til dataansvarlige eller databehandlere, der er lokaliseret i lande uden for EU/EØS, som ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil en sådan overførsel være beskyttet af EU-kommissionens standardbestemmelser

 

(f)   Hvor længe oplysningerne vil blive opbevaret – eller hvis dette ikke er muligt, de kriterier, der anvendes til at fastlægge opbevaringsperioden

  • Oplysninger om kontaktpersoner vil blive opbevaret 5 år fra registrering, hvis det er nødvendigt af hensyn til fx dokumentation af ordre mv.

 

(g)   Retten til at anmode Søndbjerggård om indsigt i og berigtigelse eller sletning af personoplysninger eller begrænsning af behandling vedrørende dine oplysninger eller til at gøre indsigelse mod behandling samt retten til dataportabilitet

 

(h)   Når behandling er baseret på dit samtykke; retten til at trække det tilbage på ethvert tidspunkt (uden at dette berører lovligheden af behandling baseret på samtykket inden det blev trukket tilbage)

 

(i)    Retten til at klage til Datatilsynet

 

(j)   Om meddelelse af personoplysninger er lovpligtig eller i øvrigt et krav i henhold til en kontrakt eller for at indgå i en kontrakt, og om du har pligt til at give personoplysningerne og de eventuelle konsekvenser af ikke at give sådanne oplysninger

 

(k)   Om der er automatiske afgørelser, herunder profilering og meningsfulde oplysninger om logikken heri samt betydningen og de forventede konsekvenser af en sådan behandling for dig

 

Disse oplysninger vil i de fleste tilfælde være tilgængelige via vores ”Sådan behandler vi personoplysninger” på hjemmesiden, der opfylder oplysningspligten.

 

Spørgsmål og klager

 

Hvis du gerne vil udøve nogle af dine rettigheder, hvis du har spørgsmål til nærværende privatlivspolitik eller behandlingen af dine personoplysninger bedes du kontakte Søndbjerggård Mads Holm.

 

Kontakt os venligst, hvis du har nogle klager vedrørende behandlingen af dine personoplysninger. Du kan også indgive en klage til Datatilsynet. 

livsvaerk-baggrund

Aggersholmsvej 19
7790 Thyholm

kontor@soendbjerggaard.dk

Kontoret 8.00 - 15.00
9787 5011